Vacature medewerker binnendienst & administratie

In deze functie ben je een belangrijk aanspreekpunt op kantoor. Veel vragen komen eerst bij jou binnen. Jij zorgt dat ze goed worden opgepakt.

Je neemt de telefoon aan en helpt klanten netjes verder. Soms verbind je iemand door naar de juiste collega. Soms kun je zelf al duidelijkheid geven. En soms moet je eerst even uitzoeken wat er precies speelt.

Daarnaast houd je je bezig met administratieve werkzaamheden. Je verwerkt inkoopfacturen, koppelt pakbonnen en zoekt uit waar bepaalde kosten, leveringen of documenten bij horen.

Dat klinkt misschien eenvoudig. Totdat je erachter komt dat één pakbon soms meer reisgeschiedenis heeft dan een gemiddelde vakantieganger.

Juist daarom zoeken we iemand die verder kijkt dan alleen de regel op het scherm. Niet alles is standaard en niet alles is direct duidelijk. Jij vindt het normaal om even door te vragen, te controleren en logisch na te denken.

Ook ondersteun je collega’s bij vragen die gedurende de dag langskomen. Dat vraagt om overzicht, rust en het vermogen om te schakelen tussen klanten, leveranciers en collega’s.

• Telefoon aannemen en klanten vlot en netjes verder helpen.
• Vragen doorzetten naar de juiste collega, maar wel met gevoel voor wat er speelt.
• Inkoopfacturen verwerken en controleren.
• Pakbonnen koppelen en uitzoeken waar ze bij horen.
• Meedenken bij klantvragen, orders, leveringen en voorraadvragen.
• Contact houden met collega’s van verkoop, planning, administratie en operatie.
• Signaleren wanneer iets niet klopt, blijft liggen of beter kan.
• Administratieve zaken netjes vastleggen volgens onze werkwijze.
• Rust en overzicht houden wanneer er veel tegelijk binnenkomt.

Jij bent administratief sterk, maar niet iemand die alleen maar gegevens overneemt. Je denkt na bij wat je doet. Je ziet het wanneer iets niet logisch is. En als je iets niet begrijpt, vraag je door.

Je bent vlot, scherp en doortastend. Niet bot, wel duidelijk. Je vindt het normaal om verantwoordelijkheid te nemen voor wat je oppakt. Als iemand zegt “dat weet ik niet”, dan denk jij: prima, maar wie weet het dan wel?

Je kunt goed schakelen tussen verschillende onderwerpen. Het ene moment gaat het over een factuur, daarna over een levering, vervolgens over een klantvraag en daarna over een collega die iets nodig heeft. Daar moet je tegen kunnen. Sterker nog: daar moet je een beetje goed op gaan.

Humor vinden we belangrijk. Niet geforceerd, maar gewoon zoals het op een nuchter kantoor hoort. Een grapje tussendoor mag. Graag zelfs. Maar je voelt ook aan wanneer het serieus is. Als er een probleem is, kom je in actie.

Kort gezegd: je hoeft geen wandelende encyclopedie te zijn. Als je maar wel het type bent dat hem erbij pakt als iets niet klopt.

• Je overzicht houdt wanneer er veel tegelijk gebeurt.
• Je administratief nauwkeurig bent.
• Je graag dingen uitzoekt tot ze kloppen.
• Je niet zomaar genoegen neemt met een half antwoord.
• Je makkelijk schakelt tussen klanten, collega’s en leveranciers.
• Je verantwoordelijkheid voelt voor wat er binnenkomt.
• Je praktisch denkt en niet houdt van onnodig moeilijk doen.
• Je prettig communiceert, ook als het druk is.
• Je humor hebt, maar ook weet wanneer er aangepakt moet worden.
• Je graag werkt in een klein team waar jouw werk direct invloed heeft op de dagelijkse operatie.

Ervaring met administratief werk is belangrijk. Je hoeft onze branche nog niet te kennen, maar je moet wel snel kunnen leren en logisch kunnen nadenken.

Je kunt goed overweg met computers en administratieve systemen. Je werkt netjes, controleert je werk en begrijpt dat kleine fouten later veel uitzoekwerk kunnen geven. Een verkeerd gekoppelde pakbon of een factuur die niet klopt, kan uiteindelijk voor gedoe zorgen. En gedoe hebben we liever alleen in kleine hoeveelheden.

Verder vinden we houding minstens zo belangrijk als ervaring. We zoeken iemand met eigenaarschap. Iemand die niet denkt “ik heb het doorgestuurd, dus klaar”, maar iemand die snapt dat iets pas klaar is als het goed is opgepakt.

De functie is qua uren bespreekbaar. Werk je graag drie dagen per week? Prima. Zoek je juist een fulltime functie? Ook mogelijk. We kijken graag samen wat past.

Je standplaats is Surhuisterveen. De werktijden stemmen we in overleg af. Onze voorkeur ligt ergens tussen 08.00 en 17.00 uur, maar daar zit ruimte in. Zolang het werk goed loopt, hoeven we niet moeilijker te doen dan nodig is.

We denken aan iemand met mbo of hbo werk- en denkniveau, of iemand die door relevante werkervaring heeft laten zien dat hij of zij dit werk aankan.

Je hoeft onze producten of branche nog niet te kennen. Als je nieuwsgierig bent, logisch nadenkt en graag leert hoe dingen werken, kom je al een heel eind.

We werken met een softwarepakket dat speciaal is ingericht voor onze branche en draait in een Windows-omgeving. Daarnaast zijn we volop bezig met automatisering en AI. Iedere medewerker heeft bijvoorbeeld een persoonlijke Copilot AI. Handig als je ermee overweg kunt, maar belangrijker is dat je gewoon scherp blijft nadenken. Ook AI heeft soms iemand nodig die zegt: leuk geprobeerd, maar dit klopt niet helemaal.

Als we van beide kanten denken dat het goed past en je bij ons start, dan zorgen we voor een goede inwerkperiode.

De eerste werkweek staat vooral in het teken van kennismaken met het bedrijf. Niet alleen achter een bureau, maar juist ook in de praktijk. Je loopt mee op verschillende afdelingen, gaat bijvoorbeeld een keer mee met een chauffeur of vertegenwoordiger en leert op kantoor hoe de dagelijkse operatie werkt.

Zo krijg je snel gevoel bij wat we doen, wie onze klanten zijn en waarom een vraag aan de telefoon soms meer is dan alleen “even doorverbinden”.

Want hoe beter je begrijpt wat er buiten gebeurt, hoe sterker je binnen op kantoor kunt schakelen.

Je komt terecht bij een Fries familiebedrijf met korte lijnen en een praktische manier van werken. Geen groot kantoor waar je een nummer bent, maar een team waarin je elkaar kent en waarin jouw werk zichtbaar is.

Je krijgt een afwisselende functie waarin je veel leert over de dagelijkse operatie. Er komt van alles voorbij en juist dat maakt het werk interessant. Soms druk, soms zoeken, soms even schakelen. Maar nooit saai.

We bieden een werkplek waar duidelijkheid belangrijk is, maar waar ook gelachen wordt. Waar processen helpen, maar niet alles onnodig ingewikkeld wordt gemaakt. En waar we verwachten dat je meedenkt, omdat goede ideeën vaak gewoon vanaf de werkvloer komen.

Verder kun je rekenen op:

• Een afwisselende functie op kantoor.
• Een klein team met korte lijnen.
• Veel contact met klanten, leveranciers en collega’s.
• Ruimte om mee te denken over betere werkwijzen.
• Een nuchtere werksfeer met humor.
• Een functie waarin je echt van waarde bent voor de dagelijkse operatie.
• Arbeidsvoorwaarden die passen bij jouw ervaring en de functie.

Denk jij bij drukte niet meteen aan paniek, maar aan overzicht aanbrengen?

Dan maken we graag kennis met je.

Een perfecte motivatiebrief hoeft niet. We hoeven geen sollicitatie te lezen die klinkt alsof hij drie keer door een digitale strijkbout is gehaald.

Vertel ons liever gewoon wie je bent. Wat kun je? Hoe werk je? Waar krijg je energie van? En waarom denk jij dat deze functie bij je past?

Heb jij deze vacature gelezen en denk je: daar moet iemand iets mee? Dan bedoelen we waarschijnlijk jou.